Chính sách quyền riêng tư

1. Phạm vi và đơn vị vận hành

Chính sách áp dụng cho thông tin Nzinga tiếp nhận khi bạn sử dụng website, liên hệ qua email hoặc nền tảng nhắn tin, và cung cấp tài liệu cho dịch vụ tư vấn thị thực, vé máy bay, hợp pháp hóa lãnh sự và các thủ tục liên quan.

Đơn vị vận hành: NZINGA CUSTOMS TRADING SERVICE COMPANY LIMITED. Bạn có thể liên hệ về dữ liệu cá nhân qua nzingacompany@gmail.com.

Nzinga cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ độc lập, không phải cơ quan cấp thị thực. Chính sách này đề cập đến dữ liệu do chúng tôi quản lý; các bên cung cấp dịch vụ độc lập có chính sách riêng.

2. Dữ liệu được tiếp nhận

• Thông tin liên hệ và trao đổi: tên được cung cấp, email, số điện thoại nếu bạn gửi, nội dung tư vấn và phản hồi.
• Thông tin từ kênh liên lạc: thông tin tài khoản do nền tảng cung cấp, nội dung và thời điểm trao đổi, tài liệu đính kèm và trạng thái gửi nhận tin.
• Tài liệu hồ sơ: ảnh hộ chiếu, chân dung, thông tin định danh, lịch trình và giấy tờ liên quan mà bạn chủ động cung cấp theo nhu cầu dịch vụ. Tài liệu có thể chứa dữ liệu cá nhân nhạy cảm hoặc dữ liệu cần bảo vệ đặc biệt.
• Thông tin trong quá trình thực hiện: dữ liệu đọc từ tài liệu, nội dung cần bổ sung, ghi chú tư vấn, tiến độ và kết quả xử lý hồ sơ.
• Dữ liệu kỹ thuật: thông tin yêu cầu truy cập, địa chỉ IP, loại trình duyệt và nhật ký cần thiết cho vận hành, phát hiện lỗi hoặc bảo vệ dịch vụ, tùy cấu hình hệ thống.

Không gửi mật khẩu, mã OTP hoặc thông tin thẻ thanh toán vào hội thoại tư vấn. Khi gửi hồ sơ thay người khác, cần có quyền cung cấp dữ liệu của người đó; hồ sơ trẻ em cần được người đại diện phù hợp xử lý.

3. Mục đích xử lý

Dữ liệu được sử dụng để trả lời câu hỏi, xác định nhu cầu, kiểm tra và chuẩn bị tài liệu, hỗ trợ thực hiện dịch vụ đã thống nhất, cập nhật tiến độ và giải quyết yêu cầu của khách hàng. Nhật ký và trạng thái kỹ thuật hỗ trợ xử lý lỗi, ngăn truy cập trái phép và kiểm tra hoạt động.

Việc gửi tin nhắn hoặc tài liệu để hỏi tư vấn không đồng nghĩa bạn đồng ý nhận quảng cáo hay cho phép sử dụng dữ liệu cho mọi mục đích khác. Bạn có thể hỏi rõ tài liệu nào cần cung cấp và mục đích sử dụng trước khi gửi.

4. Trợ lý AI và nhận dạng tài liệu

Chúng tôi sử dụng công cụ tự động để hỗ trợ trả lời câu hỏi và đọc thông tin trên giấy tờ. Trong quá trình này, tin nhắn, ngữ cảnh trao đổi, ảnh tài liệu và thông tin trích xuất có thể được xử lý bởi nhà cung cấp công nghệ bên ngoài, hiện có Qwen của Alibaba Cloud (DashScope).

Điều này có thể bao gồm thông tin cá nhân trên ảnh hộ chiếu hoặc tài liệu bạn gửi, không chỉ dữ liệu đã ẩn danh. Nếu có băn khoăn về việc xử lý bằng AI, hãy trao đổi với nhân viên trước khi cung cấp tài liệu.

Kết quả tự động có thể sai hoặc thiếu. Bạn nên kiểm tra lại thông tin và yêu cầu nhân viên xem xét khi cần. Công cụ AI không quyết định việc cấp thị thực hoặc cho phép nhập cảnh.

5. Bên có thể tiếp nhận dữ liệu

• Nhân sự được phân công xử lý tư vấn hoặc hồ sơ và người quản trị hệ thống theo quyền được cấp.
• Nhà cung cấp hạ tầng, email, nền tảng nhắn tin và AI/OCR trong phạm vi chức năng đang sử dụng.
• Cơ quan tiếp nhận hồ sơ, hãng hàng không hoặc bên thực hiện dịch vụ khi cần thiết cho công việc đã thống nhất với khách hàng. Không phải mọi tài liệu đều được gửi cho mọi bên.
• Cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp hoặc nghĩa vụ áp dụng.

Khi bạn liên hệ qua Facebook hoặc Messenger, Meta cũng xử lý dữ liệu theo chính sách riêng của họ. Các nền tảng liên lạc không thay thế vai trò của Nzinga trong việc quản lý thông tin đã tiếp nhận để thực hiện dịch vụ.

Việc sử dụng hạ tầng và nhà cung cấp công nghệ quốc tế có thể dẫn đến xử lý dữ liệu ngoài Việt Nam. Bạn có thể liên hệ để tìm hiểu thêm về bên nhận dữ liệu và phạm vi xử lý liên quan đến dịch vụ của mình.

6. Lưu giữ và bảo vệ dữ liệu

Tin nhắn, tài liệu và thông tin hồ sơ được lưu để phục vụ tư vấn, thực hiện công việc và theo dõi kết quả. Việc xem xét thời gian lưu giữ phụ thuộc mục đích thu thập, tình trạng dịch vụ và nghĩa vụ lưu trữ áp dụng cho từng loại dữ liệu.

Dữ liệu trao đổi và hồ sơ dịch vụ được quản lý theo mục đích riêng. Khi thông tin hoặc tài liệu bạn cung cấp được sử dụng để lập và xử lý hồ sơ dịch vụ theo yêu cầu của bạn, chúng trở thành một phần của hồ sơ đó. Việc xóa cuộc trò chuyện không tự động xóa hồ sơ dịch vụ hoặc tài liệu đang được sử dụng cho hồ sơ.

Bạn vẫn có thể yêu cầu xem xét xóa cả dữ liệu hồ sơ. Phần cần tiếp tục lưu giữ phải có mục đích hoặc nghĩa vụ áp dụng cụ thể và được giải thích khi xử lý yêu cầu; việc lập hồ sơ dịch vụ không có nghĩa dữ liệu được giữ vô thời hạn.

Khu vực quản trị yêu cầu đăng nhập. Một số liên kết tài liệu dành cho khách có thời hạn; người có liên kết còn hiệu lực có thể truy cập, vì vậy không chia sẻ liên kết cho người không liên quan. Không có biện pháp bảo mật nào bảo đảm tuyệt đối.

Không có một thời hạn xóa tự động chung cho tất cả dữ liệu. Nếu không tiếp tục sử dụng dịch vụ hoặc muốn biết dữ liệu nào còn được lưu, bạn có thể gửi yêu cầu để được kiểm tra theo trường hợp cụ thể. Việc xử lý bản sao lưu có thể khác với dữ liệu đang sử dụng.

7. Yêu cầu liên quan đến dữ liệu của bạn

Bạn có thể liên hệ để yêu cầu giải thích việc xử lý, kiểm tra hoặc sửa thông tin, yêu cầu xóa, hạn chế xử lý hoặc rút lại sự đồng ý trong phạm vi pháp luật áp dụng. Một số yêu cầu có thể ảnh hưởng khả năng tiếp tục dịch vụ; việc giữ lại dữ liệu cần có căn cứ cụ thể, không mặc định giữ toàn bộ hồ sơ.

Xem hướng dẫn yêu cầu xóa dữ liệu về thông tin cần gửi và cách xác minh người yêu cầu. Không gửi lại toàn bộ hộ chiếu chỉ để hỏi về quyền dữ liệu.

8. Cookie và tài nguyên bên ngoài

Website sử dụng cookie phục vụ đăng nhập, bảo vệ phiên làm việc và ghi nhớ lựa chọn ngôn ngữ khi bạn sử dụng các chức năng này. Bạn có thể quản lý cookie trong trình duyệt; chặn cookie cần thiết có thể ảnh hưởng một số chức năng.

Một số tài nguyên giao diện được tải từ nhà cung cấp bên ngoài, có thể kèm dữ liệu kỹ thuật như địa chỉ IP và thông tin trình duyệt. Khi mở liên kết đến website hoặc ứng dụng khác, bạn nên đọc chính sách quyền riêng tư của dịch vụ đó.

9. Liên hệ và cập nhật

Liên hệ nzingacompany@gmail.com với tiêu đề “Yêu cầu quyền riêng tư – Nzinga”. Nêu nội dung cần hỗ trợ và kênh bạn đã liên hệ trước đây, không gửi tài liệu nhạy cảm không cần thiết.

Nội dung chính sách có thể được cập nhật khi dịch vụ hoặc cách xử lý dữ liệu thay đổi. Bạn có thể xem thông tin tại trang này và liên hệ nếu cần giải thích thêm.